Cuando un restaurante tiene problemas de utilidades bajas, ello puede deberse a que las ventas son pocas, o que los costos y los gastos son elevados, pero pocas veces se analizan a fondo estos últimos para determinar su comportamiento, y sobre todo las posibles fugas.
El tema de los gastos es un elemento complementario que se debe analizar cuando se trata de determinar los costos en la restauración. Para entenderlo cabalmente, es importante comprender que existen tanto gastos de administración como los operacionales, una clasificación que muchas veces se utiliza con fines docentes cuando se estudia esta materia, pero que no se aparta demasiado de una situación real.
Por lo general, el problema de las bajas utilidades de un restaurante es causado por una combinación de tres factores: las bajas ventas, los altos costos y los elevados gastos.
No obstante, como regla se pone mucha atención a las ventas y a los costos, pero muy pocos se fijan en los gastos, ya que generalmente se considera que son indispensables para el desarrollo de las operaciones, pero pocas veces se analiza a fondo su comportamiento y sobre todo sus posibles fugas.
El tema de los gastos en restaurantes y su control es de gran importancia debido a que el monto puede llegar a ser de consideración y estar representado por fugas, cuyo importe pudiera superar el de los costos.
El análisis de los gastos debe partir de los cuestionamientos siguientes:
¿CUÁNTO GASTO?
¿CUÁNTO DEBERÍA GASTAR?
¿CUÁNTO GASTO DE MÁS?
¿QUÉ HACER PARA EVITARLO?
Para saber cuánto se gasta, debemos recurrir a la información contable, para así determinar por concepto el monto que se erogó. Es necesario clasificar los gastos de acuerdo a su naturaleza, de esa forma se podrán detectarse las fugas que existen.
Gastos de Administración
Son todas aquellas erogaciones relacionadas con la remuneración del personal y sus prestaciones, y dentro de ellos: salarios base, vacaciones, seguridad social, impuesto sobre nómina, alimentación, uniformes y otros.
Desde el punto de vista de los gastos de administración puede haber gastos innecesarios si:
Hay más o menos trabajadores que los necesarios.
Los impuestos no se corresponden con lo erogado en los salarios.
Existen malas negociaciones contractuales.
Al haber más trabajadores que los necesarios, evidentemente las remuneraciones serán mayores de lo que deberían ser. En ocasiones se contrata más personal del que se necesita cuando:
1. No están bien elaborados los roles del personal (entradas, salidas y descansos). Es obvio que estos dependen de las ventas, la preparación y la administración.
2. Las funciones entre los trabajadores no están bien distribuidas y hay horarios en que el personal no tiene ocupaciones.
3. El encargado de la contratación no tiene conocimiento y visión de las verdaderas necesidades de la empresa y solo se limita a contratar lo que le piden.
4. No hay una adecuada selección, contratación, inducción y capacitación del personal.
5. No hay supervisión.
En el caso de menos personal, aunque aparentemente se obtendrá un ahorro, al haber funciones que no se cumplen o no se desarrollan correctamente, se tendrán problemas operacionales o administrativos que a la larga representarán una disminución en las utilidades.
Cuando los impuestos no se corresponden con lo erogado en los salarios, se pagará más de impuesto, lo que representa dinero tirado a la basura, ya que es poco práctico o recomendable solicitar su devolución al fisco.
En el caso que se pague menos, las organizaciones gubernamentales cuentan con los sistemas adecuados para detectar cuando hay omisiones e irregularidades en el pago de impuestos, provocando una revisión, y a largo plazo ese supuesto ahorro costará varias veces el monto original debido a multas, actualizaciones y recargos.
Cada año se deben revisar los salarios, de manera que no rebasen los límites de la liquidez, solvencia y rendimiento de la empresa.
Lo mejor es que las negociaciones vayan enfocadas a mejorar el ingreso y las prestaciones de los trabajadores, acompañadas de incrementos en la productividad, de manera que se estimule alcanzar un beneficio mutuo.
Gastos Operacionales
Son todos aquellos gastos que tienen que ver con el local y sus mantenimientos y los principales rubros son:
Arrendamientos
Energía eléctrica
Agua
Teléfono
Gas
Depreciaciones y amortizaciones
Mantenimiento preventivo
Mantenimiento correctivo
Suministros
Papelería
Seguros y finanzas
Impuestos locales (licencia de funcionamiento, entre otras)
Todos los conceptos mencionados antes son susceptibles de optimizar su consumo, excepto los arrendamientos, depreciaciones y amortizaciones, mantenimiento preventivo e impuestos locales, pues es muy difícil tratar de disminuir estos gastos sin afectar la operación del restaurante.
