En los diferentes niveles de dirección es necesario obtener información sobre los hechos económicos relacionados con el área de responsabilidad o departamento correspondiente, eso permite la evaluación de los resultados y contribuye a una correcta toma de decisiones.
Lo anterior significa que en la elaboración de la información es necesario tener en cuenta:
a) Identificación de los hechos económicos que van a registrarse.
b) Valoración en unidades físicas y monetarias de los diferentes acontecimientos económicos.
c) Registro de los acontecimientos que afectan económicamente a la empresa.
La información económica representa el conjunto de datos que, recolectados, procesados y presentados, expone los hechos económicos ocurridos con sus diversas características cualitativas y cuantitativas, enmarcados en el ámbito donde ha tenido lugar y ubicados en el tiempo.
Fuentes de la información económica
1. Registros contables
2. Controles estadísticos fases de la información económica
1. Recolección o captación de datos. Ejemplo, anotación de los pedidos de los clientes en la comanda.
2. Procesamiento de datos.
3. Presentación.
4. Análisis.
El dato primario se obtiene de la fuente primaria, o sea, donde se produce el hecho económico y para realizar la captación del suceso se requiere de un documento donde se haga constar.
En los cursos de Contabilidad y Finanzas para la formación económica de los directivos y ejecutivos, hay algo de lo cual se habla someramente y que constituye la base para la recolección del hecho ocurrido, además de servir como instrumento de prueba: los documentos primarios.
Una de las definiciones más acertada que sobre el particular hemos leído la ofrece el autor José Mieres Cuartas en su libro Contabilidad I donde expone: “El documento primario es aquel donde se registran los fenómenos económicos ocurridos con expresión de sus características cualitativas y cuantitativas en el lugar donde suceden y en la fecha en que se originan”.
La utilización de un documento, cualquiera que sea su formato, es indispensable para la captación de los datos y su registro, constituyen, además, la base sobre la cual se elabora toda la información de la entidad.
El papel del sistema contable es desarrollar y comunicar esta información. Además, debe proporcionar a quien toma las decisiones, información proyectada para que pueda cumplir con su misión y su decisión sea oportuna y coherente con los objetivos de la organización.
La información contable es de suma importancia en el proceso de toma de decisiones y su base, como ya expresamos, está en la documentación primaria, la cual deberá ser confeccionada sin tachaduras, enmiendas, borrones o cualquier marca que ponga en duda su veracidad y exactitud.
La mayoría de los autores consultados coinciden en clasificar los documentos en un restaurante como: Comunes (vales, facturas, tarjetas de firma, de inventario,órdenes de compra) y Negociables, de los cuales la letra de cambio y el pagaré son los más representativos.
Documentos como cheques, vales para pagos menores, facturas y otros deben tener una numeración en serie, lo cual permite llamar la atención en caso de interrupción de su secuencia.
Pensando en una entidad económica cualquiera como un restaurante, pudiéramos poner variedad de ejemplos que pueden confirmar la importancia de la documentación como base de la información contable que luego es utilizada en el proceso de toma de decisiones al cual nos referimos anteriormente.
Comencemos por analizar un hecho muy común entre todos: cuando un fabricante o mayorista despacha las mercancías o productos al cliente y lo ejecuta expidiendo la factura, la cual contiene la descripción de las mismas, la cantidad, precios y demás elementos que complementan su formato.
Si lo analizamos desde el punto de vista del vendedor, es una factura de venta; desde el punto de vista del comprador es una factura de compra. La factura en este caso constituye la base para el registro de la operación de venta o de compra según sea el caso, pues representa la prueba documental del traspaso de propiedad de los productos o mercancías.
Cuando el comprador recibe el envío ejecuta la recepción determinando las cantidades recibidas mediante conteo, medida o peso, mientras que la factura va al departamento de contabilidad. Este proceso de ejecución de recepción sin contar en el área con el documento que ampara su compra es conocido como recepción a ciegas.
Una vez recibido el informe de Recepción el área de Contabilidad procede a su cotejo, lo cual permite establecer las correspondientes reclamaciones en caso de ser necesario, sobre esta base se elabora el cheque para el pago de la deuda, posteriormente y mediante asientos contables queda registrado el hecho ocurrido, son actualizados los saldos de las cuentas correspondientes en el mayor y se confeccionan los estados financieros sobre la base de los cuales finalmente se realizan análisis y se toman decisiones.
Hemos explicado con mayor amplitud este ejemplo para que se entienda con absoluta claridad la importancia potencial de una documentación base veraz y exacta.
Dando continuidad a cuestionamientos que enfaticen en nuestra aseveración pudiéramos preguntarnos: ¿Cómo conocer la existencia de cualquier producto en almacén si no existe la tarjeta de Estiba?, ¿Qué nivel de confianza podemos tener en ella si no se actualizan en cada movimiento?, ¿Cómo conocer la ubicación, custodia y permanencia de los Activos Fijos Tangibles si no están respaldados por los documentos correspondientes?, ¿Cómo descontar, o más bien pagar adecuadamente a los trabajadores si el registro de firmas no está debidamente cumplimentado, no se sitúan las ausencias u otros aspectos básicos de este proceso?, ¿Cómo saber cuánto dinero debe justificar un trabajador por concepto de anticipo si no se cumplimenta adecuadamente el documento que lo ampara?
Estas situaciones hipotéticas ilustran la razón del uso de los documentos primarios, y la extraordinaria importancia que reviste la veracidad y exactitud de los datos que ellos expresan para la constante toma de decisiones.
Los modelos que se incluyen y conforman cada Subsistema de Control son de uso general para todas las entidades estatales del país, también pueden utilizarse por las empresas privadas, Unidades Básicas de Producción Cooperativa, Cooperativas de Producción Agropecuaria, Cooperativas de Créditos y Servicios, asociaciones y organizaciones que así lo decidan.
Para establecer un eficaz sistema de control interno, previamente ha de tomarse en cuenta la organización de la entidad sobre la base de determinados principios, entre los cuales son fundamentales los siguientes: Adecuada división del trabajo, que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables; o sea, que en ningún caso una sola persona tenga el control íntegro de una operación.
Esto posibilita, además, que la tarea ejecutada por un trabajador lleve implícita la comprobación de la realizada por otro con anterioridad.
Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones realizadas, partiendo de la concepción de que las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada área, o sea qué hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma.
